Was Pro-Bono-Webentwicklung bedeutet — und was nicht
Pro Bono bedeutet im wörtlichen Sinne “zum Wohl der Allgemeinheit”. In der Praxis bedeutet es für Wender Media: professionelle Webentwicklung ohne Honorar für gemeinnützige Organisationen. Was wir leisten, entspricht demselben Standard wie bei zahlenden Kunden — vollständige DSGVO-Grundausstattung, modernes Design, performanter Code, Übergabe mit Dokumentation.
Was Pro Bono ausdrücklich nicht bedeutet: ein Projekt ohne Verbindlichkeiten oder Eigenleistung der Organisation. Eine gute Website entsteht im Dialog. Wir bringen Technik und Gestaltung mit, Sie bringen Inhalte, Feedback und Erreichbarkeit. Ohne diese Mitwirkung scheitern auch kostenlose Projekte.
Dieser Leitfaden erklärt den gesamten Prozess — von der ersten Überlegung bis zur fertigen Website — damit Ihre Anfrage erfolgreich ist und die Zusammenarbeit für alle Beteiligten reibungslos verläuft.
Wer sich bewerben kann
Wir unterstützen Organisationen, die folgende Voraussetzungen erfüllen:
Gemeinnützigkeit: Die Organisation muss als gemeinnützig anerkannt sein. Das bedeutet in der Regel einen Freistellungsbescheid des Finanzamts gemäß §§ 51–68 AO (Abgabenordnung). Dieser Bescheid belegt, dass die Organisation steuerbegünstigte Zwecke verfolgt — Wohlfahrtspflege, Bildung, Kultur, Sport, Naturschutz, humanitäre Hilfe oder ähnliche gesellschaftliche Anliegen.
Typische anerkannte Rechtsformen sind:
- Eingetragener Verein (e.V.) nach § 21 BGB
- Gemeinnützige GmbH (gGmbH) nach § 4 GmbHG mit entsprechender Satzungsgestaltung
- Stiftung des bürgerlichen Rechts mit gemeinnützigem Zweck
- Körperschaften des öffentlichen Rechts mit gemeinnützigen Aufgaben (z. B. Kirchengemeinden)
Größe: Wir arbeiten bevorzugt mit kleineren und mittelgroßen Organisationen zusammen, die keine eigene IT-Abteilung haben und deren Website von Ehrenamtlichen betrieben wird.
Standort: Wir unterstützen bevorzugt Organisationen in Deutschland, sind aber grundsätzlich offen für Organisationen in Österreich und der Schweiz.
Kein aktives kommerzielles Angebot: Die Haupttätigkeit der Organisation muss gemeinnützig sein. Vereine, die ihre Gemeinnützigkeit als Aushängeschild für ein primär wirtschaftliches Geschäftsmodell nutzen, kommen nicht in Frage.
Was Sie vor der Anfrage vorbereiten sollten
Eine gut vorbereitete Anfrage erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Zusage erheblich. Das liegt nicht daran, dass wir bürokratisch sind, sondern dass wir einschätzen müssen, ob das Projekt umsetzbar ist und ob die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bestehen.
1. Freistellungsbescheid griffbereit haben
Der aktuelle Freistellungsbescheid des Finanzamts ist die wichtigste Voraussetzung. Er sollte nicht älter als drei Jahre sein. Falls Sie gerade einen neuen Bescheid beantragt haben, teilen Sie uns das mit — wir können in begründeten Fällen auch mit einem laufenden Antragsverfahren starten, sofern Vereinsregisterauszug und Satzung vorliegen.
2. Ihr Zielbild formulieren
Was soll die Website leisten? Beantworten Sie vor der Anfrage diese Fragen:
- Primäre Zielgruppe: Wer soll die Website besuchen? Potenzielle Mitglieder, Spender, Kooperationspartner, die Allgemeinheit?
- Wichtigste Inhalte: Was muss zwingend auf der Website stehen? Was wäre schön, ist aber nicht zwingend?
- Geplante Funktionen: Brauchen Sie ein Kontaktformular, einen Terminkalender, eine Mitglieder-Anmeldung, eine Spendenintegration?
- Bestehende Materialien: Haben Sie bereits ein Logo, Fotos oder bestehende Texte, die wir übernehmen können?
- Referenzen: Gibt es Websites anderer Organisationen, die Ihnen gefallen und als Orientierung dienen können?
3. Realistischen Zeitrahmen einplanen
Pro-Bono-Projekte laufen parallel zu unserem regulären Tagesgeschäft. Rechnen Sie mit einem Projektzeitraum von 4–8 Wochen vom Projektstart bis zur Fertigstellung — vorausgesetzt, alle Materialien liegen pünktlich vor und Feedback-Schleifen werden zeitnah bearbeitet. Projekte, bei denen Inhalte fehlen oder Feedback wochenlang ausbleibt, verlängern sich entsprechend.
4. Eine Ansprechperson benennen
Benennen Sie intern eine Person, die für die Website verantwortlich ist und Entscheidungen treffen kann — idealerweise ein Vorstandsmitglied oder eine delegierte Projektverantwortliche. Zu viele Entscheidungsträger ohne klare Zuständigkeit verlangsamen Projekte erheblich.
Wie die Zusammenarbeit abläuft
Phase 1: Anfrage und Prüfung (1 Woche)
Sie füllen das Bewerbungsformular auf wendermedia.org/bewerben/ aus. Wir prüfen die Voraussetzungen und melden uns innerhalb von fünf Werktagen. Bei Rückfragen fragen wir gezielt nach — keine umständliche Bürokratie.
Phase 2: Kick-off-Gespräch (1 Stunde)
Bei einer Zusage vereinbaren wir ein kurzes Videogespräch. Wir klären: Was soll die Website leisten? Welche Inhalte liegen vor? Was muss noch erstellt werden? Was ist der gewünschte Start-Termin?
Phase 3: Konzept und Design (1–2 Wochen)
Wir entwickeln eine Seitenstruktur und ein erstes Design-Konzept auf Basis Ihrer Angaben. Sie geben Feedback. Wir überarbeiten — in der Regel maximal zwei Runden.
Phase 4: Entwicklung (2–4 Wochen)
Auf Basis des abgestimmten Konzepts entwickeln wir die Website. Parallel liefern Sie die finalen Texte, Bilder und alle weiteren Inhalte. Ohne vollständige Inhalte kann diese Phase nicht abgeschlossen werden.
Phase 5: DSGVO-Grundausstattung und Qualitätssicherung
Wir richten Impressum, Datenschutzerklärung und (falls notwendig) einen Cookiebanner ein. Wir testen auf verschiedenen Geräten und Browsern, prüfen Ladezeiten und Barrierefreiheit nach BFSG-Grundstandards.
Phase 6: Übergabe und Einweisung
Sie erhalten alle Zugangsdaten (Hosting, CMS, Domain), eine schriftliche Dokumentation und eine kurze Einweisung in die Bedienung des CMS. Das Projekt gehört Ihnen — wir pflegen keine dauerhafte Abhängigkeit.
Was Sie selbst beisteuern müssen
Eine Pro-Bono-Anfrage ist kein Rundum-sorglos-Paket ohne Eigenleistung. Folgendes müssen Sie selbst leisten oder organisieren:
Inhalte: Texte, Fotos, Logo, Kontaktdaten, Öffnungszeiten, Veranstaltungen — alles, was auf der Website stehen soll, müssen Sie liefern. Wir entwickeln keinen originären Inhalt für Ihre Organisation, da wir Ihre Werte, Projekte und Sprache nicht kennen.
Hosting-Kosten: Wir übernehmen keine laufenden Hosting-Kosten. Ein solides Shared-Hosting-Paket mit SSL und E-Mail kostet für kleine Websites zwischen 3 und 8 € im Monat. Viele Hoster bieten auch für gemeinnützige Organisationen Sonderkonditionen — fragen Sie aktiv nach. Alternativ bieten wir für geeignete Projekte die Einrichtung auf kostenlosem Netlify-Hosting an.
Domain: Die Domain-Registrierung (in der Regel 10–15 € pro Jahr für eine .de-Domain) übernehmen Sie.
Langzeitpflege: Nach Übergabe sind Sie für die Pflege der Website verantwortlich. Wir schulen Sie, stehen für Rückfragen kurzfristig zur Verfügung, aber laufende Wartung und Aktualisierungen liegen in Ihrer Verantwortung. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Website-Wartung für kleine Vereine für praktische Tipps.
Warum wir Pro Bono arbeiten
Wender Media ist eine Agentur, kein gemeinnütziger Verein. Warum also kostenlose Arbeit?
Die Antwort ist ehrlich: Wir glauben, dass digitale Teilhabe für alle gesellschaftlich relevanten Organisationen möglich sein sollte — nicht nur für die, die es sich leisten können. Viele Vereine leisten außerordentliche Arbeit für ihre Mitglieder und die Gesellschaft, sind aber digital unsichtbar, weil ihnen Budget und Know-how fehlen. Das wollen wir ändern.
Gleichzeitig profitieren wir selbst: von echten Projekten für unsere Teams, von Sichtbarkeit in der Zivilgesellschaft und von der Möglichkeit, unsere eigenen Standards in einem breiten Spektrum von Projekten anzuwenden. Pro Bono ist für uns kein Marketing-Instrument, sondern eine Haltung.
Häufige Fragen vor der Anfrage
Wir haben schon eine Website, die nur veraltet ist — können wir trotzdem anfragen? Ja. Ein Relaunch einer bestehenden Website ist genauso förderfähig wie ein Neuprojekt.
Wir sind erst seit einem Jahr als Verein eingetragen und haben noch keinen Freistellungsbescheid. Das Finanzamt erkennt Gemeinnützigkeit rückwirkend an, sobald der Bescheid vorliegt. Sie können anfragen und uns über den Status informieren — wir entscheiden von Fall zu Fall.
Kann unsere Organisation auch mehrfach anfragen? Pro Organisation unterstützen wir ein Projekt pro Zyklus. Wenn die erste Website erfolgreich abgeschlossen und übergeben ist, können Sie sich für ein Folgeprojekt bewerben.
Pro-Bono-Anfrage stellen: Wenn Ihre Organisation die Voraussetzungen erfüllt, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Jetzt bewerben — der Prozess dauert weniger als 10 Minuten.